PROVSVARETS PRIVATLIVSPOLITIK
Velkommen til Provsvarets privatlivspolitik om behandling af personoplysninger. Databeskyttelse er vigtigt for Provsvaret, og vi ønsker at være åbne og transparente om vores håndtering af dine personoplysninger. Vi har derfor en politik, der fastlægger, hvordan dine personoplysninger skal behandles og beskyttes.
1. Generelt
Provsvaret Professional Scandinavia AB, org.nr. 556958-5986 ("Provsvaret") er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger gennem Provsvaret, som primært sker gennem de tjenester, Provsvaret tilbyder, og gennem Provsvarets hjemmeside www.provsvaret.com ("Hjemmesiden"). Provsvaret er ansvarlig for at sikre, at al behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med GDPR og gældende databeskyttelseslovgivning ("Databeskyttelseslovgivningen"). Dette betyder blandt andet, at Provsvaret beskytter dine personoplysninger med nødvendige foranstaltninger, og at du altid har ret til at kontakte os hos Provsvaret for at finde ud af, hvilke personoplysninger Provsvaret behandler om dig. I afsnit 3-9 følger detaljeret information om Provsvarets behandling af personoplysninger.
De personoplysninger, Provsvaret indsamler fra dig, opbevares inden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS).
2. Dine rettigheder
2.1 Ret til indsigt
Du har ret til når som helst at anmode om information om, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. Vi sender informationen via e-mail, forudsat at du på en acceptabel måde kan bekræfte din identitet.
2.2 Ret til dataportabilitet
Hver gang Provsvaret behandler dine personoplysninger på en automatiseret måde, har du ret til at få en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format overført til dig eller en anden part. Dette omfatter kun de personoplysninger, du selv har givet os.
2.3 Ret til berigtigelse
Du har ret til at anmode om berigtigelse af dine personoplysninger, hvis de er forkerte, samt til at få ufuldstændige personoplysninger fuldstændiggjort.
2.4 Ret til sletning eller begrænsning
Du har under visse omstændigheder ret til at få personoplysninger om dig slettet af os, for eksempel hvis personoplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet, eller hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt. Du har også ret til at kræve, at Provsvaret begrænser behandlingen af dine personoplysninger under visse omstændigheder, for eksempel når du modsætter dig behandling af dine personoplysninger baseret på Provsvarets legitime interesse.
2.5 Din ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger baseret på interesseafvejning
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, der er baseret på en interesseafvejning. Provsvaret vil i så fald ikke fortsætte med at behandle personoplysningerne, medmindre vi kan påvise en legitim interesse, der går forud for dine interesser og rettigheder, eller på grund af retskrav.
2.6 Sådan udøver du dine rettigheder
Du udøver dine rettigheder ved at sende en e-mail til info@provsvaret.se.
2.7 Ret til at indgive klage til tilsynsmyndighed
Hvis du mener, at Provsvaret behandler dine personoplysninger forkert, kan du kontakte os. Du har også ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) er tilsynsmyndighed i Sverige (https://www.imy.se).
2.8 Opdateringer af vores privatlivspolitik
Vi kan have brug for at opdatere vores privatlivspolitik. Den seneste version af politikken er altid tilgængelig på vores hjemmeside.
3. Besøgende på hjemmesiden (Cookies)
En cookie er en fil, der identificerer din browser. Cookie-filen indeholder ingen kontaktoplysninger som navn, adresse osv. En cookie gemmes på den enhed, du bruger til at få adgang til hjemmesiden (for eksempel computer, mobil eller tablet), så en hjemmeside kan genkende din enhed, næste gang du besøger hjemmesiden. Hver gang du besøger en hjemmeside, såsom Hjemmesiden, hvor du engang har modtaget en cookie, sender din browser den automatisk med. Cookien gør, at din enhed bliver genkendt.
3.1 Formål
Vi bruger cookies til at indsamle statistik og brugerdata for at kunne optimere Hjemmesiden samt for at få grundlag for vores forretningsudvikling. Desuden bruger vi cookies blandt andet til at sende den rigtige information til den rigtige bruger på serveren, såsom valg af sprog i browseren, til at tilpasse indhold og annoncer samt til at tilbyde funktioner i sociale medier.
3.2 Behandlinger der udføres
Hjemmesiden kan komme til at bruge flere forskellige cookies såsom sessionscookies og funktionscookies. Funktionscookies er cookies, der er nødvendige for at få vores tjenester til at fungere. Til at analysere Hjemmesiden bruges Google Analytics, hvis formål er at forbedre brugeroplevelsen. Bortset fra IP-adresse er informationen, som Google Analytics indsamler, for det meste anonyme trafikdata som browserinformation, enhed og sprog.
3.3 Personoplysninger der behandles
Geografisk information, IP-adresse, oplysning om interaktion på hjemmesiden.
3.4 Retsgrundlag
Behandlingen er begrundet i vores legitime interesse i at indsamle brugerdata, optimere Hjemmesiden, vise dig relevant markedsføringsmateriale samt at få grundlag for vores forretningsudvikling.
3.5 Opbevaringstid
Nogle cookies (sessionscookies) slettes, hvis du har været inaktiv i en vis tid. Ellers gemmes dine personoplysninger, så længe de er nødvendige for at opnå formålene ovenfor.
3.6 Overførsel af personoplysninger
Oplysninger, der videresendes til tredjeparter, såsom Google Analytics, bruges kun til at levere de ovennævnte tjenester til dig samt til at udgøre et analyseværktøj med henblik på at indsamle statistik for at optimere Hjemmesiden og præsentere relevant materiale for dig.
4. Kunder
4.1 Formål
Vi behandler personoplysninger for at kunne opretholde en forretningsrelation med tidligere og eksisterende kunder for at kunne udføre opgaven for kunden, samt for at markedsføre indhold fra Hjemmesiden over for vores tidligere og eksisterende kunder.
4.2 Behandlinger der udføres
Vi bruger primært programmet Pipedrive til håndtering og opbevaring af vores kunders personoplysninger. Personlige data består primært af den information, du vælger at sende til os, for eksempel gennem en kontaktformular. Dine kontaktoplysninger kan komme til at blive brugt til at dele information om vores tjenester eller anden information, som vi tror kan være af interesse for dig. Når du har valgt at kontakte os, kobler vi også din adfærd som besøgende på hjemmesiden til dine personlige oplysninger.
- Kommunikation med kunden eller kundens kontaktpersoner, hvis disse kontakter os via e-mail, telefon, Hjemmesiden eller sociale medier.
- Opbevaring af kundens og tilhørende kontaktpersoners personoplysninger i vores e-mail-indbakke samt i vores forretningssystem.
- Øvrig behandling, der er begrundet i den aktuelle opgave.
4.3 Personoplysninger der behandles
Vi behandler personoplysninger såsom navn, e-mailadresse, stilling, postadresse, telefonnummer, kontonummer, personnummer samt anden information, du giver os.
4.4 Retsgrundlag
Al vores behandling af personoplysninger sker i henhold til et eller flere retsgrundlag i forhold til de formål, der er nævnt ovenfor. Behandling af kunder, både privatpersoner og virksomheder, sker primært med retsgrundlaget, at behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt eller en retlig forpligtelse. Behandlingen er normalt nødvendig for at kunne tilbyde den tjeneste, Provsvaret tilbyder, eller kræves med henblik på at opfylde forpligtelser i henhold til lovgivning eller forskrifter, såsom opbevaring i henhold til bogføringslovgivning.I de tilfælde, hvor vores kontakter er med repræsentanter eller kontaktpersoner hos kunden, har vi en legitim interesse i at behandle disse parters personoplysninger. Vi har også en legitim interesse i at markedsføre vores tjenester i forhold til dig som repræsentant eller kontaktperson for kunden.Ud over de ovennævnte retsgrundlag kan Provsvaret behandle dine personoplysninger i henhold til andre retsgrundlag eller kombinationer heraf i overensstemmelse med Databeskyttelseslovgivningen.
4.5 Opbevaringstid
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i henhold til loven eller for at opfylde vores forpligtelser over for dig. E-mails og andre oplysninger, vi har modtaget fra vores kunder, slettes, når de ikke længere er relevante for det formål, de blev indsamlet til, dog senest seks (6) måneder efter, at oplysningerne blev indsamlet.
4.6 Overførsel af personoplysninger
Personoplysninger, der videresendes til tredjeparter, bruges kun til de formål, der er angivet ovenfor. For eksempel kan vi komme til at dele dine personoplysninger med eksterne rådgivere, leverandører af IT-tjenester og andre eksterne tjenesteudbydere. Ved direkte markedsføring kan personoplysninger komme til at blive videresendt til leverandører til distribution af fysisk og digital direkte markedsføring.
5. Leverandører
5.1 Formål
Formålet med behandlingen er at kunne håndtere igangværende og potentielle fremtidige forretningsrelationer med vores leverandører.
5.2 Behandlinger der udføres
- Evaluering af potentielle forretningspartnere.
- Håndtering af eksisterende forretningsrelationer.
- Opbevaring af personoplysninger i programmet Pipedrive.
- Kommunikation, indkøb, underskrivelse af kontrakter og finansielle transaktioner.
5.3 Personoplysninger der behandles
Vi behandler personoplysninger såsom navn, e-mailadresse, telefonnummer, kontonummer, personnummer, hvis forretningsrelationen er med enkeltmandsvirksomhed eller privatperson, samt øvrig information, du giver os.
5.4 Retsgrundlag
Hvis du er selvstændig erhvervsdrivende eller privatperson, er vores retsgrundlag normalt opfyldelse af aftalen mellem dig som leverandør og os som kunde. Hvis du repræsenterer en leverandør, er retsgrundlaget normalt en legitim interesse i at behandle personoplysninger om dig som repræsentant eller kontaktperson for leverandøren.
5.5 Opbevaringstid
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i henhold til loven eller for at opfylde vores forpligtelser over for dig. Personoplysningerne slettes, når de ikke længere er relevante for det formål, de blev indsamlet til.
5.6 Overførsel af personoplysninger
Personoplysninger, der videresendes til tredjeparter, bruges kun til de formål, der er angivet ovenfor. For eksempel kan vi komme til at dele dine personoplysninger med eksterne rådgivere, leverandører af IT-tjenester og andre eksterne tjenesteudbydere.
6. Sociale medier
6.1 Formål
Vi behandler personoplysninger for at kunne markedsføre os via sociale medier.
6.2 Behandlinger der udføres
- Oprettelse af opslag, artikler, interviews eller videoer til vores forskellige kanaler og Hjemmesiden.
- Kommunikation via sociale medier.
6.3 Personoplysninger der behandles
Vi behandler personoplysninger såsom navn, e-mailadresse, telefonnummer, personnummer, arbejdsrelateret information såsom stilling, fotos og billeder, video- og lydoptagelser, fødselsdato samt brugernavn.
6.4 Retsgrundlag
Vi har vores legitime interesse i at kunne markedsføre os på sociale medier samt kommunikere med dem, der kontakter os via sociale medier.
6.5 Opbevaringstid
Vi gemmer dine personoplysninger, så længe formålet med behandlingen består.
6.6 Overførsel af personoplysninger
Oplysninger, der videresendes til tredjeparter, bruges kun til det formål og de behandlinger, der er angivet ovenfor. Hvis vi for eksempel deler et opslag på sociale medier, hvor du medvirker, vil dine personoplysninger blive tilgængelige for følgere og andre, der ser opslaget.
7. Rekruttering
7.1 Formål
Vi behandler personoplysninger for at kunne håndtere ansøgninger i rekrutteringsøjemed.
7.2 Behandlinger der udføres
- Håndtering af ansøgninger i rekrutteringsøjemed.
- Opbevaring af oplysninger til fremtidige rekrutteringer.
- Svar på ansøgninger.
7.3 Personoplysninger der behandles
Personoplysninger, der behandles, er for eksempel navn, personnummer, kontaktoplysninger, CV, følgebrev, referencer fra tidligere arbejdsgivere samt øvrig information, du giver os i forbindelse med din ansøgning.
7.4 Opbevaringstid
Personoplysningerne kan komme til at blive opbevaret i den tid, rekrutteringsprocessen pågår, hvorefter oplysningerne slettes. Hvis du har givet samtykke til, at vi må behandle oplysningerne til fremtidige rekrutteringer, kan oplysningerne i stedet komme til at blive bevaret i to (2) år efter afgivet samtykke (eller indtil samtykket forinden tilbagekaldes), hvorefter de slettes. Uanset det ovenstående kan vi komme til at opbevare personoplysningerne, så længe en jobsøger, der ikke blev ansat, kan tage retslige skridt i forbindelse med rekrutteringsprocessen.
7.5 Overførsel af personoplysninger
Personoplysningerne kan komme til at blive udleveret til eventuel rekrutteringskonsulent eller anden tjenesteudbyder engageret i forbindelse med rekrutteringsprocessen.
8. Øvrig kommunikation via e-mail
8.1 Formål
Vi behandler personoplysninger, der gives til os ved, at du sender os en e-mail, for eksempel når du henvender dig til os med en forespørgsel, feedback eller noget andet.
8.2 Behandlinger der udføres
Kommunikation via e-mail samt opbevaring af e-mails i vores e-mail-indbakke.
8.3 Personoplysninger der behandles
Personoplysninger, der behandles, er for eksempel navn, e-mailadresse, kontaktoplysninger samt øvrig information fra vores samtale med dig i forbindelse med dit krav.
8.4 Retsgrundlag
Vi har en legitim interesse i at kunne modtage, håndtere og besvare forespørgsler og eventuel feedback for at kunne forbedre og udvikle vores virksomhed.
8.5 Opbevaringstid
Vi gemmer dine personoplysninger, så længe formålet med behandlingen består, dog højst i seks (6) måneder.
8.6 Overførsel af personoplysninger
Oplysninger, der videresendes til tredjeparter, bruges kun til at levere de tjenester, der er angivet ovenfor.
9. Opfyldelse af lovpligtige forpligtelser
9.1 Formål
Vi behandler personoplysninger for at kunne opfylde vores forpligtelser i henhold til loven.
9.2 Behandlinger der udføres
- Overholde bogføringslovgivning.
- Overholde anden lovgivning, domstolsafgørelser og myndighedsbeslutninger.
9.3 Personoplysninger der behandles
Vi behandler personoplysninger såsom navn, adresse, betalingshistorik, transaktioner og øvrigt materiale, der udgør bogføringsmateriale.
9.4 Retsgrundlag
Behandlingen er nødvendig for at overholde bindende lov, dvs. bogføringsloven og anden bogføringslovgivning, samt for at opfylde kravene i andre love, domstolsafgørelser og myndighedsbeslutninger.
9.5 Opbevaringstid
Oplysningerne opbevares i syv til otte år i overensstemmelse med bogføringsloven og/eller så længe som nødvendigt på grund af anden lovgivning, domstolsafgørelser eller myndighedsbeslutninger.
9.6 Overførsel af personoplysninger
Vi deler dine personoplysninger med IT-virksomheder, der leverer løsninger inden for bogføringssystemer.